Quando un’impresa esternalizza in tutto o in parte la contabilità, il problema non si risolve rendendo disponibili le fatture in una cartella condivisa. Occorre distinguere emissione e ricezione della fattura elettronica, conservazione digitale, raccolta dei documenti e lavorazione contabile. Su queste basi si possono attribuire responsabilità, fissare tempi di scambio e costruire controlli amministrativi utili alla lettura dei dati.
La compliance, in questo contesto, richiede di verificare separatamente i passaggi che riguardano i documenti e quelli che riguardano l’organizzazione del servizio. Un commercialista può analizzare il perimetro dell’outsourcing, i flussi documentali e le eccezioni ricorrenti; gli aspetti che richiedono valutazioni specifiche vanno esaminati nel caso concreto.
In sintesi
- La fatturazione elettronica tramite Sistema di Interscambio, il caricamento di file, la conservazione digitale e la contabilità non sono attività intercambiabili.
- Un intermediario può trasmettere fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, ma la norma mantiene le responsabilità del soggetto che effettua la cessione o la prestazione.
- Per i documenti informatici soggetti a conservazione, il sistema deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
- La contabilità richiede che documenti, informazioni aziendali e movimenti da riconciliare siano messi a disposizione secondo tempi definiti.
- Nell’outsourcing, l’azienda deve individuare un referente per i dati originari e per le eccezioni; il fornitore può svolgere le attività affidate e segnalare i punti da chiarire.
Quattro attività da non confondere
La fatturazione elettronica riguarda la formazione, trasmissione e ricezione del documento secondo i canali previsti. Per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato, l’art. 1 del D.Lgs. 127/2015 prevede l’emissione delle fatture elettroniche mediante Sistema di Interscambio e nel formato indicato dalla disciplina richiamata.
Il caricamento in cloud è invece una scelta organizzativa per condividere file e informazioni: può aiutare a ordinare la raccolta, ma non attesta da solo né l’emissione della fattura elettronica né la sua conservazione né la sua registrazione. Il file deve ancora essere collegato al fatto di gestione e reso comprensibile a chi deve lavorarlo o verificarlo.
La conservazione digitale ha una funzione distinta: riguarda il sistema che conserva i documenti informatici quando la legge prescrive un obbligo di conservazione. La contabilità, infine, utilizza documenti e informazioni per predisporre registrazioni, riconciliazioni e dati amministrativi. Confondere questi piani rende difficile capire se un documento è solo disponibile, se è stato trattato o se richiede un chiarimento.
Fatturazione elettronica: documento, trasmissione e responsabilità
Nel perimetro delle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, la fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio. L’impresa può avvalersi di un intermediario per la trasmissione, attraverso accordi tra le parti, ma il D.Lgs. 127/2015 precisa che restano ferme le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.
La conseguenza operativa è semplice: l’azienda non dovrebbe limitarsi a verificare che un documento sia stato inviato. Deve mantenere un presidio sui dati che originano la fattura e sulle informazioni necessarie a interpretarla, ad esempio controparte, oggetto dell’operazione, importi e documenti collegati. Il fornitore esterno o l’intermediario può gestire il flusso affidato, mentre le informazioni aziendali non possono rimanere senza referente.
Per operazioni con soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, l’art. 1 disciplina anche la trasmissione telematica dei dati in specifiche ipotesi e con termini differenziati per operazioni effettuate e ricevute. Prima di inserire questi casi in un flusso ordinario, è opportuno sottoporli al commercialista con la documentazione disponibile.
Conservazione digitale: cosa deve poter garantire il sistema
La conservazione non coincide con l’archiviazione di una copia in una cartella o con la sola possibilità di scaricare una fattura. L’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale stabilisce che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione anche per i soggetti privati, il sistema di conservazione assicura, per quanto in esso conservato, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità secondo le modalità indicate nelle Linee guida.
Per l’outsourcing contabile, questa distinzione porta a porre domande concrete: quali documenti rientrano nel processo di conservazione, dove si trovano le evidenze necessarie alla consultazione e chi segue le richieste di recupero documentale. La risposta non va desunta dal fatto che un file sia visibile online.
Il D.Lgs. 127/2015 prevede inoltre che gli obblighi di conservazione indicati dalla norma richiamata si intendano soddisfatti per fatture elettroniche e documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall’Agenzia delle entrate, nei termini previsti dalla disposizione. Questa regola riguarda il perimetro descritto dalla fonte e non sostituisce l’organizzazione aziendale necessaria per rendere i documenti rintracciabili e utili al controllo contabile.
Contabilità e controllo amministrativo: dal documento al dato leggibile
La contabilità è il passaggio organizzativo che collega documenti, informazioni aziendali, registrazioni e riconciliazioni. Il controllo amministrativo non richiede di replicare il lavoro affidato all’esterno: serve piuttosto a verificare che il flusso ricevuto sia completo, che le richieste di chiarimento abbiano un destinatario e che le differenze siano esaminate con documenti disponibili.
Un processo essenziale può distinguere quattro momenti: raccolta dei documenti, controllo delle informazioni mancanti, lavorazione contabile e restituzione delle eccezioni. Per ciascuno conviene stabilire una finestra interna. La data di ricezione di una fattura non coincide necessariamente con il momento in cui l’azienda fornisce l’informazione utile per classificarla; allo stesso modo, un estratto conto disponibile tardi può rendere più complesso chiudere le riconciliazioni.
Nel rapporto con il commercialista, controlli, riconciliazioni ed eccezioni sono il punto di incontro tra dato contabile e presidio aziendale. Un elenco di documenti mancanti, partite da chiarire o movimenti non abbinati è più utile di una formula generica sulla “contabilità aggiornata”, perché individua chi deve intervenire e con quale informazione.
Approfondisci le verifiche utili prima di delegare contabilità e controllo amministrativo.
Tempi e responsabilità nell’outsourcing contabile
La ripartizione delle attività deve essere leggibile per chi opera ogni giorno. L’azienda mantiene il presidio sulle informazioni che nascono da vendite, acquisti, pagamenti, note spese e decisioni interne; il soggetto esterno può gestire le registrazioni, le quadrature o i report inclusi nel perimetro concordato. Il punto non è attribuire una responsabilità indistinta, ma definire quale parte del flusso è affidata e quale risposta l’azienda deve fornire quando emerge un’eccezione.
Per ogni tipologia documentale è utile indicare un responsabile interno, un termine di messa a disposizione e un canale per le richieste di chiarimento. Se manca un documento, se l’importo non è comprensibile o se una riconciliazione presenta una differenza, il processo deve prevedere chi recupera la documentazione e chi conferma l’informazione. Questo schema vale sia nell’outsourcing parziale, in cui l’impresa conserva più attività interne, sia in quello amministrativo più esteso: cambiano le attività affidate, non la necessità di riferimenti chiari.
Caso tipo: fatture disponibili ma controllo amministrativo incompleto
Una PMI ha affidato all’esterno la registrazione dei documenti. Le fatture elettroniche transitano correttamente nel canale previsto e vengono rese disponibili in una cartella condivisa, ma gli estratti conto arrivano senza una cadenza definita, alcune spese richiedono chiarimenti tardivi e la direzione riceve dati difficili da collegare alle operazioni. È uno scenario ipotetico: non dimostra un errore del fornitore, ma segnala che il processo va ricostruito.
- Separare le funzioni. L’azienda distingue le fatture elettroniche trasmesse o ricevute, i file condivisi per lavorazione, i documenti inclusi nella conservazione e le informazioni richieste per la contabilità.
- Definire i tempi. Per documenti di spesa, estratti conto e chiarimenti si fissano date interne di consegna e un momento di verifica delle eccezioni. Le operazioni non ricorrenti sono segnalate prima della lavorazione.
- Attribuire le risposte. Ogni differenza di riconciliazione o documento incompleto viene assegnato a un referente aziendale, con l’indicazione dell’evidenza da produrre: contratto, ordine, autorizzazione, nota interna o altra documentazione pertinente.
- Rivedere il perimetro. Se la raccolta interna è ordinata, l’azienda può mantenere quel presidio e affidare all’esterno lavorazioni definite. Se non lo è, va valutata una riorganizzazione più ampia dei flussi, senza lasciare indefiniti ruoli e controlli.
Leggi quali documenti preparare per analizzare contabilità e processi aziendali.
Quando coinvolgere il commercialista
Il commercialista è utile prima dell’avvio dell’outsourcing, quando occorre delimitare attività, documenti, tempi di scambio e controlli; e durante il servizio, quando le eccezioni si ripetono, le riconciliazioni restano aperte o i dati non sono sufficientemente leggibili per le decisioni aziendali. Nel caso di fatturazione elettronica e conservazione, il confronto serve anche a distinguere il fatto documentale dalla lavorazione contabile e dagli adempimenti da valutare separatamente.
Per una prima analisi è sufficiente descrivere il processo da gestire, i volumi indicativi, le attività oggi interne ed esterne, le principali tipologie di documenti e la criticità attuale. Lo studio di commercialisti può così esaminare il perimetro dell’outsourcing contabile e indicare le informazioni utili per impostare i successivi approfondimenti.
Richiedi un’analisi preliminare dell’outsourcing contabile.
Fonti e riferimenti
Domande e chiarimenti
Spunti utili sul tema
Alcune osservazioni frequenti aiutano a capire quando l'argomento merita una valutazione professionale.
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